Contexte
Définition du poste
L’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) est chargé(e) de faciliter la gestion administrative du DG et de la DGA . Il ou elle assure le bon déroulement des tâches quotidiennes en gérant l’agenda, les communications, les dossiers administratifs et financiers, de l’accueil des bénéficiaires, des parents et de toute personne concernée par le CEES, ainsi que l’organisation des réunions et des déplacements.
Missions
1. Gestion de l’agenda :
o Planification et organisation des rendez-vous, réunions, déplacements.
o Priorisation des urgences et gestion des imprévus.
o Préparation des ordres du jour pour les réunions et s’assurer de la
disponibilité des participants.
2. Communication interne et externe :
o Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance (emails,
courriers).
o Rédaction de notes, comptes rendus et autres documents
administratifs.
o Interface avec les services internes et les partenaires externes
(partenaires, bénéficiaires, LCC, fournisseurs, organismes publics).
3. Organisation de réunions et événements :
o Organisation logistique des réunions (réservations de salles, matériel).
o Préparation des dossiers pour les réunions (présentations, rapports,
documents annexes).
o Aide à l’organisation d’événements internes ou externes (séminaires,
conférences, déplacements professionnels).
4. Gestion administrative :
o Suivi et classement des documents administratifs et des dossiers
(papier et numérique).
o Suivi de certains tableaux de bord (suivi des projets, planning DG et
DGA, suivi des congés, etc.).
o Gestion des notes de frais et des achats liés à la direction.
Qualification, compétences, capacités et pré-requis
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Bonne connaissance des outils de gestion d’agenda et des logiciels de visioconférence (Teams, Zoom).
- Capacité de prise de notes et de rédaction de documents professionnels (mémos, comptes rendus, courriers).
- Aptitude à la gestion de la correspondance, tri, et archivage des documents.
Compétences comportementales (soft skills) :
- Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Discrétion et confidentialité : Capacité à traiter des informations sensibles avec professionnalisme.
- Polyvalence et proactivité : Savoir anticiper les besoins du directeur et faire preuve d’initiative.
- Excellent relationnel : Aisance dans les échanges avec divers interlocuteurs internes et externes.
- Résistance au stress : Capacité à gérer les situations d’urgence ou de forte charge de travail.
Compétences linguistiques :
- Maîtrise parfaite du français écrit et oral.
- Bon niveau en anglais
Formation et expérience requises :
- Diplôme requis : Bac+2 minimum, de préférence en secrétariat, ou administration des entreprises.
- Expérience : Minimum 5 à 10 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d’une structure de direction, établissement public.
Conditions de travail :
- Horaires : Poste à temps plein avec des horaires fixes.
- Rémunération : Selon expérience et qualifications.
- Autres avantages : mutuelle d’entreprise.
Compétences supplémentaires appréciées :
- Connaissance d’un logiciel de gestion.
- Notions de comptabilité (suivi de factures, budgets).